Och kommunikation är det svåraste

Igår fick jag frågan hur man kan få kommunikationen på en arbetsplats att fungera och "fästa".

Jag har varit med vid ett flertalet tillfällen när konsulter har kommit till min arbetsplats för att lära oss ett nytt verktyg eller en ny metod som skall få oss att kommunicera bättre och lättare och på så sätt göra arbetsplatsen mer trivsam och arbetet mer effektivt.

Alla dessa verktyg har i sig varit bra - ofta har jag och flera av mina kollegor avslutat dagen med ny energi och förhoppningar men ganska snart brukar entusiasmen försvinna. Vad är det som händer och hur kan man få det att fungera?

Jag har redan berört detta i Önskar eller vill du? men nu ska jag utveckla diskussionen lite mer.

Kommunikation på en arbetsplats kan inte ses som små öar - det måste vara en helhet eftersom personerna som kommunicerar och tar till sig kommunikationen samlar det de hör, läser och samtalar om och bearbetar det för att skapa sig en bild av verkligheten. Det som jag tror händer när en ny metod förs in som sedan inte fungerar är att den inte tillåtits bli en del av helheten, det blir inte naturligt att kommunicera på det sättet. I Småpratets betydelse, del 1 tar jag upp Gunnar Ekmans teori om arbetsplatsens informella samtal som det egentliga beslutsfattande organet:

Det som cheferna beslutar värderas och testas när medarbetarna småpratar med varandra, vissa beslut godkänns och andra förkastas.

Om beslut om till exempel ett nytt verktyg för kommunikation inte är väl förankrat kan det bli svårt att få det att fungera. Här nedan kommer en lista med punkter som jag tror behöver finnas med för att något nytt skall välkomnas in i arbetsplatsens kommunikation:

1. Verktyget/metoden behöver fylla ett behov. Det kan vara bra att undersöka om verktyget faktiskt kan förväntas ge det resultat det utlovar genom att försöka se hur det skulle passa in i organisationen och tas emot av medarbetarna.

2. Om det inte finns en sammanställning av hur den interna kommunikationen ser ut kan det vara bra att göra en, då blir det tydligt var det nya verktyget passar in.

3. Personalen måste själva tycka att de har ett behov av det nya verktyget eller metoden, därför är det bra om det förts samtal kring det upplevda problemet och hur personalen tror det kan lösas. Är personalen intesserad av en förbättring och beredd att engagera sig? Om inte behöver personalgruppen bli motiverade redan innan själva utbildningen.

4. Det kommer ta tid att arbeta in verktyget/metoden i det dagliga arbetet - redan innan utbildningen är det bra om ni kan bestämma hur ni ska göra det. Jag tror också detta behöver ske på bred front på alla nivåer i organisationen.

5. Chefen eller andra på ledande position behöver delta i arbetet även när det sker i de mindre grupper för att visa att det är viktigt, samtidigt kan de få en bild av hur verktyget tas emot, lägga in extra motivation där det behövs och undvika att informella ledare förkastar verktyget.

6. När det börjar sätta sig behöver arbetet med den kommunikativa helheten även innefatta det nya verktyget eller metoden.

Dessa punkter kommer från min egen erfarenhet, Gunnar Ekmans teori om småprat samt idéer som vuxit fram under samtal med personer som jobbar med internkommunikation på olika sätt.

#förändringsarbete #internkommunikation