Saker som är skrivet på papper
Att samla handlingsplaner, visioner, policys och andra styrande beslut i texter är något som chefer tycker är viktigt samtidigt som många medarbetare undrar vad de ska användas till. Problemet många ställs inför är hur de ska kunna hålla reda på alla dokument och följa dem i det vardagliga arbetet, för används de inte i praktiken blir de bara vad som brukar kallas en pappersprodukt.
Eftersom uppgiften att integrera dokumentens innehåll i vardagen kan kännas överväldigande och i vissa fall onödigt ("Jag utför mina arbetsuppgifter utifrån viljan att göra mitt bästa för organisationen") blir texterna liggande olästa, några kanske inte ens vet var de går att hitta om de skulle vilja läsa dem.
Varför behöver vi dessa dokument och hur gör vi de levande i organisationen?
Eftersom organisationer består av människor som tillsammans skall arbeta mot ett gemensamt mål så behövs styrande dokument, nedskrivna texter som kan ses som en fyr att styra mot. Om inte gemensamma riktlinjer fanns skulle utrymmet för egna idéer och målbilder bli för stort, något som i förlängningen kan stoppa organisationens utveckling.
Hur gör vi då dokumenten levande i vardagen?
Innan jag kommer med en lösning behöver problemet identifieras och det gör jag med hjälp av Gunnar Ekman som jag även refererat till i Småpratets betydelse.
Ekman menar att problemet med textern är att de är för statiska - verklingheten är mer nyanserad än vad ett policydokument kan beskriva på några sidor. Ekman skriver:
En vanlig föreställning är att ett fåtal människor, ofta chefer, kan formulera tankar och intentioner, skriva ner dessa som texter och därmed styra många andra människors praktik.
Utifrån de erfarenheter jag har som medarbetare kan jag se ett antal punkter som kan förbättra dokumentens möjlighet att få vara med och dela medarbetarnas vardag:
Låt personalen var med och utarbeta texterna.
Fundera på syftet med texterna - varför har vi dem? Går det att rensa?
Finns det olika målgrupper på arbetsplatsen? Gör en lista på vilka texter som är viktiga för respektive målgrupp.
Går det att förenkla texterna eller göra en handlingsplan utifrån dem?
Försök hitta konkreta exempel från verksamheten att koppla till texterna.
Ta upp texterna med jämna mellanrum - inte bara när de är nya eller ska revideras.
Det är lätt att skriva men svårare att göra och risken är att även detta inlägg blir en pappersprodukt men jag är beredd att ta den risken.