Ett första steg mot en städad hjärna
Att inte vara stressad, ha kontroll över sina arbetsuppgifter och vara kreativ. Hur låter det? För mig låter det helt fantastiskt. Även om jag inte är där riktigt än har jag länge försökt hitta olika sätt att hålla ordning, både på mitt skrivbord och i mitt huvud. Av den orsaken gick jag nyligen en e-kurs med namnet Öka din personliga effektivitet.
Med mig från kursen tog jag främst två saker: en TEDx-föreläsning med produktivitets-konsulten David Allen samt Kanban-tavlan som är en metod för att organisera arbetsuppgifter.
David Allens tes är att vi inte behöver mer tid för att bli mindre stressade. Mer tid skulle bara ge oss ännu en timme eller två att vara stressade på. Det vi behöver är istället utrymme i tankarna för att bli kreativa.
Problemet idag är att vi har så många störningsmoment som tar upp den plats i hjärnan vårt kreativa utrymme skulle behöva. Bara under tiden som jag skrivt den här texten har jag samtidigt pratat i telefonen, SMS:at och konverserat via Facebook Messenger. När jag skulle leta efter en bild i telefonen som jag skulle använda till den här texten upptäckte jag en annan bild som jag glömt att lägga ut på Facebook och Tumblr så då passade jag på att göra det också. Sen fixade jag lite te också. Alla dessa avbrott påverkar så klart både produktivitet och kreativiet. Mina tankekedjor blir ständigt avbrutna.
Om vi på dessa ständiga avbrott dessutom lägger ett arbetssätt som saknar planering och struktur, där det mesta sparas i huvudet eller i bästa fall skrivs ner på lappar lite här och där försvinner kontrollen och situationen känns övermäktig. All energi går åt till att försöka komma ihåg, hantera och lappa ihop alla saker som pågår i livet.
David Allens råd är att inte hålla något i huvudet utan skriva ner precis allt. Under resten av ditt liv. Jag har tagit fasta på det rådet eftersom jag vet att jag lätt blir stressad av känslan att jag glömt något och då har svårt att fokusera på något annat. Självklart erbjuder Allen en metod för att organisera mitt liv men jag känner mig inte redo för en helomvälvning av min värld utan väljer istället att börja lite smått på jobbet och då har jag fastnat för Kanban-tavlan.
Jag kan inte säga att jag är någon expert på hur Kanban-tavlan används på bästa sätt men utifrån de erfarenheter jag fått efter några veckors användande är att den fungerar bäst för att hålla ordning på lite större arbetsuppgifter. Består ditt arbete mest av småsaker som kanske även återkommer fungerar nog en att-göra-lista bättre men jag gillar strukturen på Kanban-tavlan. Indelningen kan såklart också anpassas efter eget behov, bilden nedan visar grundstrukturen:
Här exempel från min egen Kanban och fältet pågående:
Jag tror att en styrka i Kanban-tavlan kan vara att den går att använda individuellt och för en arbetsgrupp, projekt enhet eller en hel arbetsplats - det som förändras är hur övergripande uppgifterna är som sätts upp. Stora övergripande punkter som sitter på den arbetsplatsgemensamma tavlan kan brytas ner till mindre uppgifter på enhetenstavlan och sedan definieras som konkreta arbetsuppgifter på medarbetarens tavla.
Här kan du lära dig mer om Kanban (torrhetsvarning utfärdas men innehållet är bra):
Om du också vill bli inspirerad av David Allens föreläsning kan du se den här: